Tietosuojakäytäntö (Privacy Policy)

Tässä tietosuojakäytännössä määritellään ne periaatteet, joiden mukaan Toshiba Tec Nordic AB (TOSHIBA) käsittelee henkilötietojasi työntekijänä tai sellaisen yrityksen edustajana, jolla on asiakas-, jälleenmyyjä- tai tavarantoimittajasuhde TOSHIBAn kanssa.

 

TOSHIBA kunnioittaa yksityisyyttäsi ja käsittelee henkilötietojasi asianmukaisesti. Seuraavassa määrittelemme, miten keräämme, käsittelemme ja jaamme henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Asetus on voimassa 25.5.2018 alkaen.

Tietojesi käsittelyn tarkoitus

TOSHIBA kerää ja käsittelee henkilötietojasi vain työskennellessäsi yhtiön palveluksessa tai edustaessasi sellaista yhtiötä, jolla on asiakassuhde, mukaan lukien potentiaalinen asiakassuhde, jälleenmyyjä- tai tavarantoimittajasuhde TOSHIBAn kanssa. Henkilötietoja voidaan käsitellä eri tarkoituksiin tapauskohtaisesti sen mukaan, mikä suhde edustamallasi yhtiöllä on TOSHIBAan.

Asiakkaan palveluksessa oleva työntekijä tai muu edustaja

TOSHIBA käsittelee henkilötietoja, mikäli tietojen toimittaminen tai vastaanottaminen on välttämätöntä ja se edesauttaa nykyisten tai tulevien sitoumusten hoitamista TOSHIBAn ja edustamasi yrityksen välillä.

TOSHIBA käsittelee henkilötietoja tilaustenkäsittelyn yhteydessä sekä tuotteisiin tai palveluihin liittyvien tietopyyntöjen yhteydessä, suorittaakseen sovittuja palveluja ja toimittaakseen tuotteita asiakkaille sekä tarkastaakseen luottotietoja tuotteiden ja palveluiden oston yhteydessä.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja järjestelmien toimintaa ja ylläpitoa sekä talousraportteja ja näihin liittyviä tilintarkastustoimia varten, tuotteiden ja palveluiden mainonnan ja markkinoinnin mahdollistamiseksi, riskienhallinnan, sopimusten noudattamisen ja oikeudellisten sekä tilintarkastustoimenpiteiden vuoksi, mahdollistaaksemme rekisteröidyn pääsyn tarkastelemaan omia henkilötietojaan, päivittääksemme ja korjataksemme tietoja, estääksemme tietoihin pääsyä tai poistaaksemme henkilötietoja tarvittaessa, hoitaaksemme nykyisiä tai mahdollisia tulevia oikeustoimia, vastataksemme lainvalvontaviranomaisten tiedusteluihin tai muihin vaatimuksiin, kootaksemme anonyymejä tilastoja, noudattaaksemme lain asettamia vaatimuksia, velvoitteita ja oikeuksia, käyttääksemme ja hallitaksemme IT- ja viestintäjärjestelmiä sekä voidaksemme varmuuskopioida ja arkistoida tietoja sekä säilyttää asiakirjoja.

 

 

Jälleenmyyjän tai kumppanin palveluksessa oleva työntekijä tai muu edustaja

TOSHIBA käsittelee henkilötietoja, mikäli tietojen toimittaminen tai vastaanottaminen on välttämätöntä ja se edesauttaa nykyisten tai tulevien sitoumusten hoitamista TOSHIBAn ja edustamasi yrityksen välillä.

TOSHIBA käsittelee henkilötietoja tilaus-, osto- ja myyntihistoriaan liittyen, vaihtaakseen tietoja tuotteista ja palveluista tulosindikaattorit mukaan lukien, sekä järjestääkseen seminaareja, koulutuksia ja markkinointitoimenpiteitä.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja järjestelmien toimintaa ja ylläpitoa sekä talousraportteja ja näihin liittyviä tilintarkastustoimia varten, tuotteiden ja palveluiden mainonnan ja markkinoinnin mahdollistamiseksi, riskienhallinnan, sopimusten noudattamisen ja oikeudellisten ja tilintarkastustoimenpiteiden vuoksi, mahdollistaaksemme rekisteröidyn pääsyn tarkastelemaan omia henkilötietojaan, päivittääksemme ja korjataksemme tietoja, estääksemme tietoihin pääsyä tai poistaaksemme henkilötietoja tarvittaessa, hoitaaksemme nykyisiä tai mahdollisia tulevia oikeustoimia, vastataksemme lainvalvontaviranomaisten tiedusteluihin tai muihin vaatimuksiin, kootaksemme anonyymejä tilastoja, noudattaaksemme lain asettamia vaatimuksia, velvoitteita ja oikeuksia, käyttääksemme ja hallitaksemme IT- ja viestintäjärjestelmiä sekä voidaksemme varmuuskopioida ja arkistoida tietoja sekä säilyttää asiakirjoja.

Tavarantoimittajan palveluksessa oleva työntekijä tai muu edustaja

TOSHIBA käsittelee henkilötietoja, mikäli tietojen toimittaminen tai vastaanottaminen on välttämätöntä ja se edesauttaa nykyisten tai tulevien sitoumusten hoitamista TOSHIBAn ja edustamasi yrityksen välillä.

TOSHIBA käsittelee henkilötietoja tilaus-, osto-, ja myyntihistoriaan liittyen, indikaattorit mukaan lukien, sekä järjestääkseen seminaareja, koulutuksia ja markkinointitoimenpiteitä.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja järjestelmien toimintaa ja ylläpitoa sekä talousraportteja ja näihin liittyviä tilintarkastustoimia varten, tuotteiden ja palveluiden mainonnan ja markkinoinnin mahdollistamiseksi, riskienhallinnan, sopimusten noudattamisen ja oikeudellisten ja tilintarkastustoimenpiteiden vuoksi, mahdollistaaksemme rekisteröidyn pääsyn tarkastelemaan omia henkilötietojaan, päivittääksemme ja korjataksemme tietoja, estääksemme tietoihin pääsyä tai poistaaksemme henkilötietoja tarvittaessa, hoitaaksemme nykyisiä tai mahdollisia tulevia oikeustoimia, vastataksemme lainvalvontaviranomaisten tiedusteluihin tai muihin vaatimuksiin, kootaksemme anonyymejä tilastoja, noudattaaksemme lain asettamia vaatimuksia, velvoitteita ja oikeuksia, käyttääksemme ja hallitaksemme IT- ja viestintäjärjestelmiä sekä voidaksemme varmuuskopioida ja arkistoida tietoja ja säilyttää asiakirjoja.

Käsiteltävät henkilötiedot

TOSHIBA voi käsitellä henkilötietoja, jotka liittyvät sinuun henkilönä, kuten nimi, ammatti, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötodistuksen kopio (ajokortti tai henkilötodistus, josta käy ilmi sosiaaliturvatunnus henkilöllisyyden todentamiseksi), allekirjoitus, käyttäjänimi, keskusteluhistoria ja muistiinpanot.

TOSHIBA voi myös kerätä ja käsitellä tietoja yrityksestä, jota edustat. Kyseiset tiedot voidaan luokitella sinua epäsuorasti koskeviksi henkilötiedoiksi.

Henkilötiedot kerätään suoraan käyttäjältä sekä ulkoisilta tahoilta, kuten Bisnode, Soliditet tai muut tahot.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn oikeudellinen perusta?

Edellä mainituista syistä TOSHIBAn täytyy käsitellä työntekijöidensä henkilötietoja sekä TOSHIBAn asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja alihankkijoiden edustajien henkilötietoja. Koska TOSHIBA käsittelee henkilötietojasi vain ammattiroolissa ja rajoittaa tietojenkäsittelyn laajuuden minimiin, tietojenkäsittely on TOSHIBAn oikeutettu etu, josta säädetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklassa 6.1. Tämä tarkoittaa sitä, että TOSHIBA katsoo etunsa henkilötietojen käsittelyyn olevan edellä mainituista syistä tärkeämpi kuin rekisteröidyn mahdollinen altistuminen yksityisyydensuojan loukkaukselle. Joissain tilanteissa henkilötietojesi käsittely on lakisääteinen vaatimus, joka liittyy esimerkiksi kirjanpitoa ja rahanpesun torjumista koskeviin säädöksiin. Näissä tapauksissa henkilötietoja käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1 c mukaisesti.

Ketkä vastaanottavat henkilötietojasi?

Henkilötietojasi käyttävät TOSHIBA groupiin kuuluvat yhtiöt, Toshiba TEC Corp ja TOSHIBA TEC GERMANY IMAGING SYSTEMS GmbH. TOSHIBA jakaa henkilötietojasi myös niiden alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa, jotka toimittavat palveluita TOSHIBAn puolesta (katso lista alihankkijoista täältä). Henkilötietojasi jaetaan, jotta kyseiset tahot voivat tarjota logistiikkapalveluita, asennus- ja kuljetuspalveluita, käyttötukipalveluita sekä paikallisia tukipalveluita.

Henkilötietosi voidaan tarpeen vaatiessa siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin, kuten Japaniin, Australiaan ja Yhdysvaltoihin, joilla voi olla matalampi henkilötietojen suojaustaso kuin EU-/ETA-alueen mailla. Henkilötietojen siirto voi olla tarpeellista teknisen tuen antamiseksi sekä jatkuvan tuotekehityksen ja korkean palvelutason takaamiseksi. Siirtäessään henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin TOSHIBA noudattaa Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojesi riittävän suojatason takaamiseksi.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

TOSHIBA saattaa henkilötietojesi poistamisen sijaan tehdä henkilötiedoistasi anonyymejä, jolloin henkilötietoja ei voida liittää sinuun millään tavalla.

Huomaathan, että eri henkilötietoluokkia ja/tai käsittelytarkoituksia varten voi olla erilaisia säädöksiä säilytysajan pituudesta.

Mitkä ovat oikeutesi?

Mikäli henkilötietosi ovat virheellisiä tai kaipaavat päivitystä, voit koska tahansa pyytää henkilötietojesi korjausta tai päivitystä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään (yhteystiedot alla). Voit ottaa meihin yhteyttä myös, jos et halua meidän enää käsittelevän henkilötietojasi, tahdot jollain tavalla rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tai mikäli et halua enää vastaanottaa meiltä tietoja. Tässä tapauksessa joko poistamme henkilötietosi järjestelmistämme tai rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Huomaathan kuitenkin, että henkilötietojesi poisto tai niiden käsittelyn rajoittaminen saattaa estää yhteistyömme jatkumisen. Voit myös pyytää kopion sinua koskevista henkilötiedoista sekä tietoja tällaisten henkilötietojen käsittelystä, tekemällä kirjallisen pyynnön rekisterinpitäjälle. Tällöin lähetämme henkilötietosi sinulle yleisesti käytettävässä tietoformaatissa.

Mikäli et hyväksy tapamme käsitellä henkilötietojasi tai haluat tehdä valituksen, sinulla on oikeus ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on henkilötietojen käsittelyä koskeva valvontaviranomainen.

Yhteystiedot

Sähköposti:privacy@toshibatec-tnd.com

 

Alihankkijamme ja yhteistyökumppanimme

Toshiba TEC Corp 

Toshiba Tec Germany Imaging Systems GmbH

Info Technology Supply Ltd UK 

PaperCut Software International Pty Ltd

Nuance Communication Ireland Ltd

ECI Software Solution Ltd

Drivve GmbH&Co KG

Fujitsu 

Hakonen