Tiedonhallinta

Tuki kaikentyyppisille asiakirjoille

Tiedonhallinta on yhteensopiva kaikkien asiakirjatyyppien kanssa, kuten Office-tiedostot, kuvat, CAD-tiedostot, sähköpostiviestit. Sen kanssa yhteensopivia ohjelmistoja ovat muun muassa Microsoft  Office ja Office 365, Teams, OneDrive, SharePoint ja Salesforce. Palvelua voi käyttää miltä laitteelta tahansa pilvipalvelussa, paikallisesti tai näiden yhdistelmänä.

Automatisoi aikaa vievät työnkulut

Yrityksessä olevan tiedon määrä kaksinkertaistuu keskimäärin joka toinen vuosi. Tiedonhallinta mahdollistaa automaattisten työnkulkujen  luomisen, jotka tukevat liiketoimintaprosesseja ja auttavat kaiken tämän tiedon käsittelyssä. Työnkulut pitävät huolen, että eri tyyppiset dokumentit tulevat hyväksytyksi, allekirjoitetuksi tai vaikkapa vanhenevat määriteltyjen sääntöjen perusteella.

Käytä aina viimeisintä versiota

Perinteisessä kansiopohjaisessa ympäristössä asiakirjojen versiohallinta voi johtaa moniin väärinymmärryksiin. Yksi versio on verkko-kansiossa, yksi sähköpostissasi, kolmas on tallennettu paikallisesti jonkun muun tietokoneelle ja niin edelleen. Tiedonhallinnan avulla asiakirjoista on aina saatavilla tuorein versio. Kaikki käyttävät työssään samaa versiota, ja versiohistoria tallennetaan automaattisesti.

Tarjoaa tehtäväpohjaiset käyttöoikeudet

Kaikissa toiminnoissa on voitava varmistaa, että tietyt henkilöt pääsevät käsiksi tiettyihin asiakirjoihin. Tiedonhallinnassa käyttöoikeudet voivat perustua esimerkiksi työtehtävään, asiakirjan tyyppiin, projektiin, kyseessä olevaan asiaan tai työnkulkuihin. Kun organisaatiossa tai työryhmissä tapahtuu muutoksia, käyttöoikeudet muuttuvat automaattisesti mukana. Asiakirjat ovat näin ollen aina oikeiden ihmisten käytettävissä.

Asiakirjahallinta on vasta alkua

Vaikka asiakirjahallinta on tarpeellista yrityksen menestykselle, se on vasta alkua. Tiedonhallinta vie vielä huomattavasti pidemmälle. Voit etsiä, käsitellä ja jakaa asiakirjoja ja muita tietoja, jotka koskevat projekteja, laatupoikkeamia tai asiakkaita, kaikissa järjestelmissä ja tietokannoissa sekä käyttää mitä tahansa alustarakennetta: paikallista, pilvipalvelua tai näiden yhdistelmää.