Hallittu tulostuspalvelu

Kustannussäästöt ja hallittavuus mielessä?

Hallittavuus tuo kustannussäästöjä

Toshiban hallittu tulostuspalvelu on kokonaispalvelu, jolla yrityksenne asiakirjojen tuottaminen saadaan hallituksi. Oikein kohdistetut toimenpiteet auttavat esimerkiksi toimintatapojenne optimoinnissa ja kustannusten pienentämisessä.

Asiakirjojen vuosittaiset käsittely- ja tuotantokustannukset ovat useimmissa yrityksissä huomattavasti luultua suuremmat. Tavallisesti syyksi paljastuvat puutteet tulostus- ja dokumentointijärjestelmän asiantuntevassa hallinnoinnissa – vaikka juuri siinä piilee merkittäviä säästömahdollisuuksia.

Toshiban hallittu tulostuspalvelu sisältää runsaasti palveluita, joista voidaan räätälöidä erityisesti yrityksenne tarpeisiin soveltuva kokonaisuus. Määrittelemme yhdessä, mitkä osat ovat oleellisia ja millainen kokonaisuus takaa parhaan ratkaisun. Yleensä mitä useampi toisiaan täydentävä ja tehostava palvelu on käytössä, sitä suurempi on myös kokonaishyöty.

Saumatonta yhteistyötä

Maailman johtaviin tulostus- ja dokumentointiratkaisujen tuottajiin kuuluvalla Toshiballa on laaja tietämys kaikista asiakirjahallinnan osa-alueista; laitteet, palvelut, tuotteet, ylläpito, ohjelmasovellukset ja rahoitus – vankka kokemuksemme antaa valmiudet täsmällisen optimointiratkaisun ja joustavien rahoitusvaihtoehtojen tarjoamiseen. Valitsemastanne ratkaisumallista riippumatta voimme luvata, että asiantunteva Toshiban hallittu tulostuspalvelu kehittää työnkulkua ja parantaa yrityksenne kannattavuutta.

Prosessien tarkastelu
Osa kustannuksista aiheutuu helposti havaittavista investoinneista laitteisiin, tarvikkeisiin ja palveluihin. Mutta myös hallinnointi ja ylläpito, energian kulutus, asiakirjojen käsittely ja tukipalvelut synnyttävät piilokuluja, jotka voivat lohkaista jopa 60 % tulostuksen kokonaiskustannuksista.

Moni yritys pitää asiakirjahallintakulujen arviointia hankalana. Tavallisesti yrityksiltä puuttuvat tarkat tiedot asennetuista laitteista ja järjestelmistä sekä niiden lukumääristä. Keskeiset tiedot kuten laitteiden käyttöaste, yksittäisten tulostustöiden seuranta, tulostuskäyttäytyminen, tuotantovolyymit ja energian kulutus eivät ole useinkaan saatavilla.

Avoimuus ja selkeys

Toshiban hallittu tulostuspalvelu auttaa tehostamaan liiketoimintaprosessien osa-alueen, joka on ehkä toistaiseksi jäänyt vaille huomiota.

Palveluun sisältyy kolme osa-aluetta AIM (Analyse, Implement ja Manage). Kuinka optimointi sitten toteutetaan?

1) Analyse – Kartoitus ja dokumentointi

Kartoitus
Työmme käynnistyy nykyisen laiteympäristönne ja sen rakenteiden sekä menettelytapojen analysoinnilla. Siihen sisältyy koko laitekantanne kartoitus, jolloin saamme luotettavan käsityksen kaikista laitteista sekä niiden tilasta ja käyttötarkoituksesta. Sen jälkeen tutkimme laitteiden kunnon ja teemme henkilöhaastattelut, joilla selvitämme käyttäjien tyypillisiä toimintatapoja ja tarpeita.

Dokumentointi
Keräämiemme tietojen perusteella dokumentoimme laitteet, laitekantaan liittyvät kustannukset, laitteiden käyttömäärät ja -asteet, käyttäjien toiveet ja tarpeet, laitesijoittelut pohjapiirustuksessa, henkilökohtaiset haastattelut ja sähköisen kyselyn tulokset.

Tämän nykytilasta tekemämme taloudellisen, teknisen ja työympäristön analyysin pohjalta räätälöimme optimaalisen toimenpidekokonaisuuden eli kehityssuunnitelman, joka täyttää yksilölliset tarpeenne.

2) Implement – Kehityssuunnitelma ja toteutus

Kehityssuunnitelma
Kehityssuunnitelma sisältää suosituksia asiakirjahallinnan parantamiseksi ja keskitymme erityisesti kustannussäästöihin sekä tehokkuuden lisäämiseen. Ehdotetut toimenpiteet voivat kohdistua hankintoihin tai laitteiden käyttöön tai suositamme koko työnkulkua koskevia muutoksia. Noudatamme yhteistä projektisuunnitelmaa ja toimenpiteistä laadittua tärkeysjärjestystä.

Hallittu tulostuspalvelu-ratkaisunne on nyt valmis toteutettavaksi.

Toteutus
Toteutamme teille yksilöllisesti räätälöidyt ja käyttövalmiit kokonaisratkaisut. Sovitamme laitteet ja järjestelmät yhteen sekä valmistelemme ja asennamme ohjelmistot. Laajamittaisen valmistelun ja testauksen ansiosta käyttöönotto on nopea ja hallittu. Palvelumme on kohdennettua ja tavoitteellista.

Toteutus ja aikataulutus sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa. Laaja dokumentointi helpottaa uuden kokonaisuuden käyttöönotossa. Muutoksessa otamme huomioon myös laitteiden mahdollisen uudelleenkäytön ja kierrätyksen.

3) Manage – Ylläpito ja kehitys

Ylläpito
Asiakirjahallinta on jatkuva prosessi. Sen vuoksi valvomme tulostusympäristöänne seurantaohjelmalla tiiviissä yhteistyössä kanssanne. Näin voimme joustavasti mukauttaa palvelumme tarpeisiinne ja tavoitteisiinne sopivaksi – vaikka ne prosessin edetessä muuttuisivatkin.

Toimitamme katkeamattomat ja valmistajasta riippumattomat palvelut. Näin estämme käyttökatkot ja varmistamme häiriöttömän toiminnan. Lisäetuna on henkilökuntanne vapautuminen laitteiden hallinnointitehtävistä, jolloin se voi rauhassa keskittyä omaan ydinosaamiseensa.

Jos laitteissa, ohjelmasovelluksissa tai muutoin ilmenee ongelmia, Toshiban oma suomenkielinen Helpdesk tunnistaa ja ratkaisee ne nopeasti. Käytettävissänne on aina joku asiantuntijoistamme.

Kehitys
Raportoimme teille säännöllisesti ja kattavasti kaikki asiakirjahallintaanne liittyvät tiedot.

Tämän informaation, yksityiskohtaisen analysoinnin ja käyttäjätyytyväisyyskyselyjen perusteella voimme ehdottaa kehitystoimenpiteitä, joilla varmistamme jatkuvan ja tarpeitanne vastaavan optimoinnin.

Omistautuneet asiantuntijat palveluksessa

Toshiba hallitun tulostuspalvelun osat,
joista muodostuu tuottava kokonaisuus

-Tulostuskustannusten vähentäminen
-Hallittu asiakirjojen tuottaminen
-Toimintatapojen optimointi

”Tulostusympäristö on usein pirstaloitunut yksittäisiksi tuotteiksi ja palveluiksi, jotka on hankittu tarvekohtaisesti. Useiden palvelutoimittajien hallinnointi sitoo aikaa ja palvelusisältö on vieläpä sopimuskohtainen. Toshiba tuo hallitulla tulostuspalvelulla yhtenäisen palvelusisällön ja toimintatavan, jolla vapautetaan asiakkaan aikaa ja karsitaan kustannuksia”, myyntijohtaja Marco Lindqvist